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10 Wege zur Vermeidung peinlicher Fehler in Ihren E-Mails

Hast du jemals eine E-Mail geschrieben, auf Senden geklickt und dann einen peinlichen Fehler gefunden? Oft sehen Sie dieses falsch geschriebene Wort oder die unsensible Phrasierung erst, wenn es zu spät ist, oder?

Ich bin ein professioneller Redakteur und Korrektor, so dass meine professionelle Korrespondenz auf einem höheren Niveau gehalten wird. Selbst wenn die Korrespondenz persönlich ist, ist es immer noch wichtig für uns alle, daran zu denken, wie leicht es für einen Empfänger ist, eine E-Mail zu missverstehen, die nicht klar und prägnant ist.

Ich würde gerne ein paar Tricks erzählen, die ich gelernt habe, die dich davor bewahren können, diese peinlichen Fehler zu machen.

Verfassen Sie im Entwurfsmodus

Versehentlich auf "Senden" zu klicken, bevor Sie mit der Eingabe fertig sind, ist nicht allzu schlimm, wenn Sie eine kurze Nachricht an einen Freund senden. Es kann jedoch ziemlich peinlich sein, wenn Sie einen Geschäftsbrief oder eine andere wichtige Korrespondenz verfassen. Vertrau mir - ich habe es auf die harte Tour gelernt.

Eine Möglichkeit, das Versenden einer unvollständigen E-Mail zu vermeiden, besteht darin, das Feld 'An' leer zu lassen, bis nach Sie beenden das Verfassen Ihrer Nachricht. Eine andere gute Idee ist, E-Mails in Ihrem Textverarbeitungsprogramm zu entwerfen und dann die Copy / Paste-Funktion zu verwenden, um die fehlerfreie Nachricht in den E-Mail-Text einzufügen, wenn sie fertig ist.

Wenn Sie einfach eine Antwort auf eine E-Mail im Antwortmodus erstellen müssen, entfernen Sie mindestens alle Adressen aus dem Feld "An", bis Sie sicher sind, dass Ihre Nachricht fehlerfrei ist.

Lies immer deine Nachricht Korrektur

Wir tippen oft schnell und komponieren, wie wir gehen. Nehmen Sie sich eine zusätzliche Minute Zeit, um das, was Sie eingegeben haben, noch einmal zu lesen, bevor Sie Korrespondenz verschicken.

Die meisten von uns waren Empfänger von Nachrichten per Telefon oder Tablet, die dank Autokorrektur, Sprach-zu-Text- oder Rechtschreibprüfung keinen Sinn ergeben. Ein einfaches Beispiel ist "Vergiss nicht, deine Rakete mitzunehmen", wenn du "Schläger" meinst.

Wenn Sie sich eine Minute Zeit nehmen, um Ihre Nachricht zu überprüfen, können Sie tatsächlich Zeit sparen, indem Sie mehrere Hin- und Herklärungsnachrichten vermeiden.

Suche sorgfältig nach dem falschen Wort

Homophone sind Wörter, die sich ähnlich anhören, aber unterschiedlich geschrieben werden - wie hier / hören, zu / two / too und ergänzen / ergänzen. Sie sind einige der häufigsten Fehler, die ich in E-Mails und anderen Schreiben sehe.

Die Autokorrektur hilft normalerweise nicht bei Homophonen, da dies alles echte Wörter sind und nur bei falscher Verwendung markiert sind. Diese Fehler sind leicht zu machen, aber auch leicht zu vermeiden.

Wenn Sie nicht absolut sicher sind, dass Sie das richtige Wort verwenden, nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit und schauen Sie nach, was es bedeutet. Ich zittere jedes Mal, wenn ich meine eigenen E-Mails korrigiere und entdecke, dass ich "du bist" benutzt habe, wenn ich "dein" meinte.

Korrekturlesen laut

Stimme jedes Wort, auch wenn du nur zu dir selbst flüsterst. Vorlesen (nicht "erlaubt"; siehe # 3) hilft Ihnen, Fehler und Sätze zu finden, die keinen Sinn ergeben.

Korrekturlesen nach Änderungen erneut

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die mit "Danke" anstelle von "Danke" endet? Der Autor entschied wahrscheinlich, dass "Danke" zu informell war, fügte "Sie" hinzu und vergaß dann, das erste Wort zu ändern.

Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich "Danke" getippt habe, weil meine Finger über die Tastatur fliegen. Manchmal vergessen sie, auf mein Gehirn zu warten, und sie fügen automatisch das "r" hinzu.

Doppel Überprüfen Sie den Namen des Empfängers

Mein Vorname, Candace, ist nicht besonders ungewöhnlich, aber es gibt mehrere alternative Möglichkeiten, ihn zu buchstabieren. Obwohl ich eine E-Mail-Signatur für meine gesamte professionelle Korrespondenz verwende, erhalte ich immer noch E-Mail-Antworten, die mit "Dear Candice" oder "Dear Candance" beginnen.

Ich muss ihnen für den folgenden Tipp applaudieren, aber nur eine schnelle Überprüfung würde ihnen sagen, dass sie auch fliegende Finger haben. Bevor Sie eine E-Mail senden, überprüfen Sie die Schreibweise des Namens des Empfängers, um zu vermeiden, dass Christina als Christiana oder Kristin oder Kristina angesprochen wird.

Zeigen Sie nicht versehentlich die E-Mail-Adresse eines Benutzers an

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die an Dutzende von Personen gerichtet ist, die Sie nicht kennen? Wie fühlen Sie sich, wenn Ihre E-Mail-Adresse für alle auf dieser Liste verfügbar ist?

Es gibt eine einfache Lösung, um sicherzustellen, dass Sie nicht alle E-Mail-Adressen teilen: Verwenden Sie die Option "bcc". Wenn ich dieselben Informationen an mehrere Clients sende, adressiere ich sie an mich selbst als primären Empfänger und dann an alle anderen.

Auf diese Weise ist nur meine E-Mail-Adresse für alle Adressaten sichtbar - niemand weiß, wer die anderen sind oder wie viele Personen ich die E-Mail gesendet habe, und die Privatsphäre aller ist geschützt.

Überprüfen Sie alle Namen in Gruppenlisten

Die Verwendung von Listen für das Senden von E-Mails an dieselbe Gruppe von Personen ist ein wundervoller Zeitgewinn. Wenn Ihr Buchclub jedoch eine Überraschungsparty für eines der Mitglieder plant und sie auf dieser Liste steht, wird sie nicht sehr überrascht sein!

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachricht nicht an Personen senden, die sie nicht sehen sollten, und achten Sie auch darauf, dass alle Personen, die auf dieser Liste stehen sollten, enthalten sind. Bei einer entsprechenden Anmerkung sollten Sie überprüfen, ob Sie nicht nur einer Person antworten, wenn Sie der Gruppe antworten möchten oder umgekehrt.

Senden Sie eine Test-E-Mail

Wenn Sie eine wichtige E-Mail senden, sollten Sie diese zunächst als Test an sich selbst senden. Wenn Sie einen der Fehler, die wir besprochen haben, gemacht haben, werden Sie diese beim Anzeigen in dem Format, das Ihr Empfänger erhält, häufiger sehen.

Wenn Sie Ihre Nachricht an John Smith adressiert haben, aber Ihre Begrüßung lautet "Willkommen zu Hause, Mary!", Werden Sie wahrscheinlich die Nachricht bekommen, wenn Sie sie aus der Sicht des Empfängers lesen. Um eine weitere Sicherheitsebene hinzuzufügen, drucken Sie sie aus und lesen Sie sie laut vor.

Fügen Sie Anhänge hinzu, bevor Sie mit dem Schreiben der E-Mail beginnen

Es ist leicht, Anhänge in Ihrem Eifer zu vergessen, auf Ihre perfekt korrigierte E-Mail zu senden.Dieser Tipp ist zeitintensiv, da Sie nicht mit einer Entschuldigung E-Mail folgen müssen, wenn Sie feststellen, dass Sie den Anhang in der ursprünglichen Korrespondenz vergessen haben.

Hier ist mein Geständnis: Ich musste diese Entschuldigungen mehr als ein paar Mal schreiben. Es ist wirklich peinlich.

Welche Tipps können Sie teilen, um peinliche E-Mail-Fauxpas zu vermeiden? Teilen Sie Ihre E-Mail-Geschichten in den Kommentaren!

Candace Johnson ist eine professionelle freiberufliche Redakteurin, Korrektorin, Autorin und Autorin in Fiktion und Sachbuch. Sie arbeitet mit traditionellen Verlagen, selbstveröffentlichen Autoren und unabhängigen Buchpackern zusammen. Als redaktionelle Spezialistin bietet Candace ihren Kunden die Möglichkeit, ihre Arbeit auf ein neues Level zu heben. Erfahren Sie mehr auf ihrer Website, Change It Up Editing.com, und folgen Sie ihr auf Facebook, Twitter und LinkedIn.

Schau das Video: Erstes Datum - Top 10 Fehler

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